Heute geht es mir um die konkrete und erfolgreiche Design Sprint Vorbereitung.

Gerade am Anfang kann ein Design Sprint durch die Kleinteiligkeit und Intensität des Prozesses ziemlich überfordern. Das gilt sowohl für den Design Sprint Moderator als auch den Teilnehmern.

Ich empfehle daher, bereits zwei Wochen vor dem Design Sprint mit der Vorbereitung zu beginnen. Eine Pre-Sprint-Checklist kann dabei die Brücke vom ersten Austausch bis hin zum Start des Design Sprints schlagen und liefert die nötige Struktur für alle Beteiligten des Prozesses.

Von der Auftragsklärung zum Design Sprint 

Über den Mehrwert von Checklisten habe ich bereits ausführlich in meinem Artikel zur Auftragsklärung geschrieben. Sie helfen vor allen Dingen dabei, das Risiko der Fehleranfälligkeit eines repetitiven Prozesses auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Pre-Sprint-Checklist ist ein wertvolles Tool, das hilft, den Übergang zwischen Erstgespräch und Sprintbeginn effektiv zu managen. Dabei geht es vor allen darum, die drei größten Zeit- und Energiefresser unter Kontrolle zu bekommen: (1) Missverständnisse, (2) Unsicherheiten über den Ablauf und (3) fehlendes Vertrauen in den Prozess und/oder Moderator.

Hierfür gilt: „Communication is Key“ 

Eine wertschätzende und offene Kommunikation gehört zu den wahrscheinlich wichtigsten Tools des Design Sprint Moderators. Das gilt sowohl für die Kommunikation mit dem Kunden und Projektverantwortlichen, als auch allen Teilnehmenden des Design Sprints.

Meine Pre-Sprint-Checkliste umfasst Vorbereitungsarbeiten, welche im Wesentlichen die Grundlage aller weiteren Kommunikationen bildet. Sie hilft, die feinen zwischenmenschlichen Nuancen im Blick zu behalten und Erwartungen, Unsicherheiten und Zweifel aller Anspruchsgruppen zu antizipieren.

Für Einsteiger bietet die Liste einen orientierenden Framework. Für „alte Hasen“ beugt Sie mögliche Betriebsblindheit und Flüchtigkeitsfehler vor.

Die Design Sprint Checkliste

Die Design Sprint Checkliste besteht aus zwei konkreten Vorbereitungsschritten, denen jeweils Unterpunkte zugeordnet sind, die wir im Folgenden einzeln durchgehen:

1. Abstimmung

2. Einladung

Schritt 1: Abstimmung

Verabrede zwei Wochen vor Sprintbeginn einen Call mit der Projektleitung

Zwei Wochen vor dem Sprint führe ich ein ausführliches Gespräch mit der Leitung des Projekts. In diesem Telefonat geht es mir um den letzten Feinschliff der Auftragsklärung. Ziel ist es mögliche Missverständnisse frühestmöglich aus dem Weg zu räumen und die Erwartungshaltungen an den Sprint aufeinander abzustimmen. Ich stelle einen ersten Entwurf der sogenannten “Map” vor und bespreche die Zielgruppe der Nutzertests. Außerdem achte ich ganz besonders auf mögliche Zwischentöne, die auf das tatsächliche Ziel hinter dem Sprint verweisen.

Folgende Aufgaben zur Vorbereitung des Telefonats stehen an:

1. Anfertigung (mind.) einer Rohversion der „Map“

2. Definition möglicher Zielgruppen

3. Rücksprache über Erwartungshaltung und Teilnehmer

Erstens, der Rohentwurf der Map beugt Grundsatzdiskussionen und Enttäuschungen vor. Auf diese Weise bleibt die wertvolle Zeit des Sprints der tatsächlichen Lösungsfindung vorbehalten.

“Tipp: Ich bereite meistens mehrere Maps vor, auf diese Weise biete ich eine Alternative an, was nicht selten wertvolle Einblicke in die Vorstellungen des Kunden liefert.”

Zweitens, durch die Definition der Zielgruppen können zudem erste Vorbereitungen für die abschließenden Nutzertests unternommen werden. Je nachdem ob es sich um ein Produkt, neues Geschäftsmodell, interne Prozesse, B2B oder B2C Kontexte handelt, müssen andere Arbeitsschritte eingeleitet werden. Hier gilt es abschließend nochmal Klarheit in den Prozess zu bringen.

Drittens, während ich die Grundausrichtung des Sprints bespreche, läuft für mich folgende Frage permanent auf der Subdominanten mit:  Worum geht es bei dem Sprint wirklich? Hier lohnt es sich im Zweifelsfall nachzuhaken. Auf diese Weise können mögliche Enttäuschungen vorgebeugt werden. Die Vorbereitung eines Design Sprints zur Generierung neuer Ideen sieht anders aus, als einer der auf die Freigabe von Budgets oder die Ausbildung von Methodenkompetenz abzielt.

Als letzter Punkt muss der Kalender der Teilnehmer geblockt werden. Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer auch zugesagt haben. Als Design Sprint Moderator ist es wichtig, die Email-Addressen der Teilnehmer zu erhalten, sodass Sie diese eine Willkommensnachricht senden und somit auf mögliche Fragen eingehen koennen.

Schritt 2: Einladung

Sende eine Woche vor Sprintbeginn eine Willkommensnachricht an alle Teilnehmenden. 

Die Willkommensnachricht dient dem ersten Kennenlernen und Erwartungsmanagement. Außerdem soll sie Vorfreude und Neugierde auf den Prozess wecken. Design Sprints sind intensive Arbeit. Damit sie in einem — häufig zutiefst zufriedenstellendem — Erfolgserlebnis münden, erfordern sie absoluten Fokus und Commitment.

Daher verbringen wir zwei volle Arbeitstage an denen weder Meetings, noch Calls stattfinden. Weiterhin gilt eine No-Device-Policy innerhalb des Workshop-Bereiches. Wichtige Anrufe muessen draussen oder in den Pausen genommen werden (Persoenliche Ausnahme: Die KiTa ruft an und die projektverantwortliche Mama muss sich um Ihre Kinder kümmern 😉

Im stressigen Arbeitsalltag, in dem sich die Aufgaben auf dem Schreibtisch türmen und der Kalender nur so überquillt, ist der Mehrwert dieser Regeln häufig nicht leicht zu erkennen. Vor allem nicht, wenn man das erste Mal einen Sprint absolviert.

Neben den generellen Rahmenbedingungen ist es daher meiner Erfahrung nach umso wichtiger, die eigene Wertschätzung für diesen Zeitinvest zum Ausdruck zu bringen und die Sinnigkeit der Regeln zu erläutern.

Folgende Punkte sollten in der Willkommensnachricht vorkommen, weil sie dabei helfen, die Offenheit für den Design Sprint zu bewahren:

1. Rahmenbedingungen klären (Ort, Startzeit)

2. Ablauf beschreiben

3. “No-Device-Policy“ erläutern

4. Vorfreude und Dankbarkeit ausdrücken

Im Anhang finden Sie die Vorlage meiner Willkommensnachricht.

Fazit | tl;tr

Bei aller Vorbereitung leben Sprints natürlich von Ihrer Spontanität. Die Struktur liefert genau hierfür den Rahmen, denn je weniger wir uns um die Rahmung kümmern müssen, umso mehr Platz bleibt für Improvisation und Innovation. Das führt manchmal auch zu größeren Abweichungen von der ursprünglichen Map. Diese Dynamik ist Teil des Prozesses und häufig liefert gerade die Abweichungen den Blick auf wertvolle Learnings für die Organisation und ihre Mitglieder! Gute Vorbereitung räumt dabei den Platz für die wichtigen Diskussionen frei.

Lassen Sie mich gerne wissen, wenn Ihnen dieser Beitrag eine Hilfe ist oder falls Sie weitere Details zum Thema Sprint-Vorbereitung erfahren wollen.

Ich wünsche Ihnen auf jeden Fall einen erfolgreichen Design Sprint!

PS: Herzlichen Dank an Kendra für deine Mitarbeit.

Anhang: Design Sprint Onboarding Email