Ein guter Design Sprint steht und fällt mit dem Team! Umso wichtiger ist es, sich im Vorhinein Gedanken über die Teilnehmerzusammenstellung zu machen. Der Erfolg hängt von den Design Sprint Rollen und Aufgaben ab.

Bewährt hat sich hier eine Anzahl von maximal sieben Personen. Erst einmal gefunden, werden den jeweiligen Teammitgliedern Rollen zugewiesen, die sie im Verlauf des Sprints übernehmen. Auf diese Weise werden Entscheidungsprozesse beschleunigt und die Zeit, Energie sowie Kompetenz aller Teilnehmenden bestmöglich eingesetzt.

Um diese Rollen, mit ihren spezifischen Verantwortlichkeiten soll es in diesem Kurzartikel gehen!

Rollenkonzepte lassen sich in verschiedensten Arbeitsmethoden wiederfinden. Häufig fügen sie sich ganz natürlich innerhalb eines kollaborativen Arbeitsprozesses. Die Erfahrung lehrt aber, dass eine strukturierte Rollenaufteilung nach spezifischer Kompetenz ziellose Diskussionen, überflüssige Entscheidungsschleifen sowie Konflikte vorbeugt und auf diese Weise die Dynamik des Design Sprint Prozesses besser im Fluss hält.

(!) Wichtig: Bei der Rollenverteilung geht es explizit nicht um die Teamzusammensetzung und die damit verbundene Unterscheidung zwischen Entscheider, Expertin und Trouble-Shooter.

Bei der Rollenverteilung steht die dezidiert prozessspezifische Verantwortlichkeit im Mittelpunkt. Sie wird den Teilnehmenden im Vorhinein zugewiesen. Durch sie wird garantiert, dass der gesamte Design Sprint, Prototypisierung und Testing eingeschlossen, strukturiert und dokumentiert wird.

Das ermöglicht produktive Diskussionen, schnelle Entscheidungsprozesse und ein optimales Wissensmanagement.

Die verschiedenen Design Sprint

Rollen

Sprints in der Tradition von AJSmart, so wie ich sie ursprünglich gelernt habe, werden gängigerweise mit drei Personen (Lead-Moderator, Prototyper, User Tester) durchgeführt. Es ist aber durchaus möglich Sprints — so wie ich es auch mache — alleine umzusetzen. In diesem Fall braucht es lediglich eine gute Vorbereitung.

Es gibt drei wesentliche Rollen (und eine optionale):

1. Design Sprint Moderator

2. Prototyper

3. User Tester | Researcher

4. [Optional] Design Sprint Gastgeber (aka wohlfühl-beauftragte Person des Design Sprint Prozesses)

#1: Design Sprint Moderator | Design Sprint Lead

Der Design Sprint Moderator ist die zentrale Rolle, wenn es um den Sprintprozess im Ganzen geht. Sie ist nicht zu verwechseln mit der entscheidungsbefugten Person innerhalb des Teams! Während letztere im Rahmen des Lösungsprozesses mittels inhaltlicher Entscheidungen die Richtung des Sprints mitbestimmt, verantwortet der Design Sprint Lead das Endergebnis Sprints. Dabei stehen Teamerlebnis und die tatsächliche Qualität des Design Sprints im Zentrum.

Als Moderator des Prozesses oder auch Design Sprint Master, kümmert sich diese Person um die Vorbereitung und den reibungslosen Ablauf des Sprints. Von der Einführung, über die Experteninterviews, die Zielformulierung, Erstellung der Map bis hin zur Abstimmung mit der entscheidungsgebenden Person, Präsentation und der Begleitung der User-Tests moderiert sie zwischen den einzelnen Arbeitsschritte und Übungen. Auf diese Weise hält der Lead den Rhythmus. Im besten Fall entsteht so ein Flow-Gefühl*— eine fließende Dynamik des Schaffens.

*Je nach Gruppendynamik kann dieser Flow durch Musik zusätzlich beeinflusst werden. Meiner Erfahrung nach sind deutsche Gruppen jedoch weniger offen für musikalische Untermalung. Wer es aber mal ausprobieren möchte findet hier erste musikalische Impressionen. 

Zusätzlich gehört die Strukturierung aller relevanten Informationen zu den wichtigsten Aufgaben des Design Sprint Moderators. Daher ist der erste Tag des Sprints, häufig auch einer der energieintensivsten, denn hier werden die Grundlagen geschaffen. Der Whiteboard-Marker ist daher das wahrscheinlich wichtigste Arbeitstool. Durch gezielte Fragen („Warum?“) hält der Design Sprint Lead das kollektive Gehirn zusätzlich am laufen. Klare Entscheidungen und eine nachvollziehbare Moderation von Diskussionen halten das nötige Tempo.

Die meisten Aufgaben dieser Roller erfordern vor allem eine ausgeprägte Sozialkompetenz und Timing. Ein solider fachlicher Überblick (bspw. im Bereich Produktdesign- und -strategie) sind sicherlich zusätzlich erfolgsfördernd. Meiner Erfahrung nach, liefert aber bereits der Desing Sprint Prozess an und für sich ausreichend Struktur, um auch ohne außerordentliche Expertise wertvolle und Mehrwert stiftende Ergebnissen generieren zu können.

Eine optimale Vorbereitung und tiefe Prozesskenntnisse sind aber in beiden Fällen unabdinglich. Wesentlich ergänzt wir die Rolle des Design Sprint Leads durch die des Gastgebers.

#2: Design Sprint Gastgeber (Optional)

Design Sprints sind zehrend. Umso wichtiger sind optimale Rahmenbedingungen, Verpflegung eingeschlossen. Das mag zunächst banal klingen, ist aber hochgradig erfolgskritisch. Je weniger über die Umgebung nachgedacht werden muss, umso mehr Ressourcen stehen für die fokussierte Problemlösung zur Verfügung.

Regelmäßige Pausen und eine gute Verpflegung helfen dabei, die Leistungskurve aller Teilnehmenden bestmöglich oben zu halten. Dabei kann die Dynamik und Energie der Teilnehmenden mit gesunden, zuckerarmen (!) Snacks, Wasser, Tee und Kaffee zielführend beeinflusst werden. Wer dazu mehr wissen möchte, setze sich gerne mit dem Zusammenhang zwischen Insulinspiegel und individueller Leistungserbringung auseinander.

In dem Grundlagenwerk „Sprint“ widmet Jake Knapp (2016) dem Thema Ernährung und Verpflegung eine extra Seite, auf der er mehrfach auf die Kopplung zwischen menschlichen Bedürfnisse und dem Endergebnis verweist.

Folgende Rahmenbedingungen stellt er vor:

• alle 60 bis 90 Minuten, 10 Minuten Pause

• Mittagessen um 13 Uhr

• Leichtes, gesundes Essen, mit kleinen und regelmäßigen Mahlzeiten

Was sich wie ein Gesundheitsbuch liest, dient der Moderation von Aufmerksamkeit. Nur so bleiben alle Teilnehmenden konzentriert, aufnahmefähig und gut gelaunt.

#3: Prototyper

Für diese Rolle ist der Name Programm! So steht für den Prototyper die Entwicklung des Prototypen im Zentrum seiner Verantwortlichkeit. Nicht selten wird er auch “MacGyver” genannt.

Das Prototyping umfasst die Auswahl der richtigen Werkzeuge, die Verteilung aller inbegriffenen Aufgaben, die Konstruktion/Programmierung etc. sowie den ersten Probelauf. Alle Teilaufgaben zielen auf den Abschluss eines testbaren Prototypen, für dessen Anfertigung lediglich ein Arbeitstag zur Verfügung steht.

Der Design Sprint Moderator owned den Prozess, behält also während der Konstruktionszeit den Überblick über den aktuellen Status sowie verbleibende Arbeitsschritte und unterstützt den Prototyper. Während der Design Sprint Lead den gesamten Prozess und das damit verbundene Timing im Auge behält, fokussiert sich der Prototyper gänzlich auf die fachliche Umsetzung.

Die Rolle des Prototypers sollte erfahrungsgemäß nicht vom Design Sprint Moderator übernommen werden, denn eine Doppelrolle ist sehr sehr anstrengend! Ein Duett aus Moderator und Prototyper (Designer) ist hingegen optimal!

#4: User Tester/ Researcher

Die intensive Zusammenarbeit während des viertägigen Design Sprints zielt final darauf ab, Daten für Lösung einer spezifischen und hoch individuellen Herausforderung zu sammeln.

Die Ergebnisse des Testing, welches am vierten Tag durchgeführt wird, sind so gesehen der „heilige Gral“ des Prototypisierungsprozesses. Umso wichtiger ist es, dass am letzten Tag zur rechten Zeit, am rechten Ort, die richtige Zielgruppe an Menschen adressiert werden kann. Auf diese Weise können wertvolle Daten generiert werden, welche neue Perspektiven auf das zugrunde liegende Problem sowie anschließende Handlungsoptionen öffnen.

Eine der zentralsten Aufgabe ist daher die Akquise der Testpersonen. Diese sollte frühestmöglich — das heißt, spätestens Dienstag —  eingeleitet werden (wenn nicht sogar schon vor dem Design Sprint!). Erfahrungsgemäß sollten ein bis zwei Stunden pro Tag der Prüfung und Auswahl sowie Engagierung von Testpersonen gewidmet werden.

Die Auswahl der richtigen Testpersonen und Ansprachekanäle ist ein Thema für sich, bei dem es so einige Tricks und Kniffe gibt mit denen der Prozess beschleunigt werden kann. Das grundlegende Prinzip speist sich dabei aus einer Kombination von individualisierter Ansprache und angemessener Incentivierung (Belohnung).

Neben der Vorbereitung, fällt auch die Umsetzung und Auswertung der Testings in den Verantwortungsbereich des User Testers, gemeinsam mit dem Design Sprint Lead. Hierzu gehören sowohl die Vorbereitung eines Feedback-Fragebogens, als auch die Kriteriengeleitete Auswertung der sprintbasierten Daten.

Ziel ist es belastbare Daten zu generieren. Davon lebt der Sprint! Es handelt sich also um eine äußerst verantwortungsvolle Rolle, die nicht unterschätzt sondern ernst genommen werden sollte.

Fazit | tl;tr

Die Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten dient der Effizienzsteigerung. Gerade am Anfang kann die Umsetzung eines Design Sprints ziemlich überfordernd sein.

Es lohnt sich daher gerade in den ersten Durchläufen die Rollenaufteilung ernst zu nehmen. Auf diese Weise lernen Sie Schritt für Schritt den Prozess, die Übungen und phasenbedingten Dynamiken kennen. Das hilft bei der Moderation und dient dem Endergebnis. Je mehr Erfahrung Sie sammeln, umso leichter wird es auch mehrere Rollen zugleich zu übernehmen.

Bei aller Freiheit lebt der Prozess dennoch von seiner Strukturiertheit, die durch jahrelanges Feintuning optimiert wurde. Es  ist daher wichtig, die Verantwortungsbereiche der Rollen ernst zu nehmen, nur so können optimale Lösungen generiert werden!

PS: Herzlichen Dank an Kendra für deine Mitarbeit.