Wir wenden im Folgenden die Lightning Decision Jam (LJD) Übung von AJ&Smart an, die Sie online auf Englisch finden und als PDF herunterladen können. Die Übung kann je nach Bedarf angepasst und abgewandelt werden.
Wie oft kam es bei Ihnen bereits vor, dass Sie ein Meeting angesetzt haben, um über ein Problem zu sprechen, aber zu keiner Lösung gekommen sind?
Sie führen offene und lange Diskussionen. Am Ende des Meetings stellen Sie aber fest, dass Sie immer noch keine Entscheidung getroffen haben. Und so setzen Sie ein erneutes Meeting an, wo sich dieser Prozess wiederholt. Es folgt Meeting auf Meeting und Sie kommen zu keinem Ergebnis.
Das läuft bei einem Design Sprint ganz anders ab.
Hier wird nicht diskutiert, sondern gehandelt. Innerhalb von 2 Tagen erfassen Sie das Problem, entwickeln Lösungen und treffen Entscheidungen. Mit der Geschwindigkeit von Design Sprints können andere Workshop-Formate oder Arbeitsmethoden nicht mithalten.
Wenn Sie gerne selbst die Methode des Design Sprints ausprobieren wollen, können Sie bei Ihrem nächsten Meeting folgende Übung durchführen. Sie dauert nicht länger als 45 Minuten. Mit dieser Vorführung können Sie Ihr Team und Ihren Chef vom Design Sprint und den dahinter liegenden Prinzipien überzeugen und vielleicht schon beim nächsten Projekt mit Design Sprints arbeiten!
PS: Die Übung ist in 8 Schritte eingeteilt, die Sie wie folgt vorbereiten und durchlaufen. Es basiert auf dem Lightning Decision Jam von AJ&Smart, meiner alten Arbeitsstätte.
Vorbereitung
Setzen Sie ein ca. 45-minütigen Workshop an. Gehen Sie dabei nicht großartig auf Einzelheiten ein und erwähnen Sie Design Sprint erst gar nicht. Es ist besser, wenn Sie den anderen einfach sagen, dass Sie eine neue Arbeitsweise entdeckt haben, durch die Sie “agil”, “innovativ” und “kollaborativ” arbeiten. Und das würden Sie gerne im nächsten Meeting ausprobieren. So vermeiden Sie im Vorfeld die vielen Fragen und die anderen können sich nicht schon Gedanken darüber machen und eine Abwehrhaltung aufbauen. Es sollte eine Überraschung sein, so dass Sie den vollen Effekt erzielen können.
1. Bereiten Sie sich auf Fragen nach dem Meeting vor
Im Nachhinein können Sie dann darauf eingehen, dass Sie bei dieser Übung die Prinzipien von Design Sprints angewendet haben. Nach der Vorführung können Sie dann die noch offen stehenden Fragen Ihrer Kollegen zum Prozess beantworten. Hierzu sollten Sie sich vor allem zu den Mehrwerten und Resultaten eines Design Sprint informieren und auf diese aufmerksam machen.
Gehen Sie auch auf die Argumente, die für einen Design Sprint sprechen, ein. Zum Beispiel können Sie erwähnen, dass diese Arbeitsmethode auch in großen, erfolgreichen Unternehmen angewendet wird, wie bei Google. Überzeugen Sie Ihren Chef, dass sich Design Sprints hervorragend dazu eignen, neue Projekte zu starten und Ideen zu testen.
2. Gewinnen Sie einen Mitstreiter
Mit dieser Vorbereitung zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie Eigeninitiative ergreifen und Verantwortung übernehmen können. Es bietet sich auch gut an, vorher eine weitere Person mit ins Boot zu holen. Zu zweit ist es meist leichter, einen Vorschlag zu unterbreiten und Sie haben somit bereits eine Person auf Ihrer Seite, die Sie unterstützen kann.
3. Wählen Sie eine geeignete Aufgabenstellung aus
Bevor Sie dann überhaupt mit der Übung loslegen, sollten Sie ein paar weitere Vorbereitungen treffen. Sie sollten sich vorher Gedanken zur Themenwahl machen. Am besten suchen Sie ein Thema raus, dass Ihr Unternehmen oder Ihr Team schon seit längerem beschäftigt, so erzielen Sie einen größeren Effekt. In der folgenden Übung nehmen wir das Arbeitsklima als Beispiel.
4. Besorgen Sie sich einige Materialien
Zudem müssen Sie einige Materialien besorgen, die Sie während der Übung benötigen: Klebezettel (quadratisch und rechteckig), einen Time Timer (ein Timer (Android|iOS) auf dem Handy tut es auch), Klebepunkte, Sharpie und eine Playlist. Die Musik ist besonders wichtig, um die Atmosphäre zu lockern und zum Denken anzuregen. Auf Spotify finden Sie eine von mir erstellte Playlist und eine Workshop-Playlist von AJ&Smart.
5. Wählen Sie eine Moderator
Des Weiteren sollten Sie im Vorfeld auch schon einen Moderator wählen, der die Übung leitet. Die Person, die den Chef überzeugen will, bietet sich hierfür am besten an. Wenn Sie jemanden im Team haben, der bereits Erfahrungen mit Übungsleitungen, Präsentationen o. Ä. hat, kann dieser auch die Aufgabe übernehmen.
6. Laden Sie zum Meeting ein
Für die Übung bietet sich idealerweise eine Gruppengröße von 4 bis 6 Leuten an. Es sollten mindestens 3 und maximal 8 Personen beteiligt sein. Die Gesamtdauer beträgt in etwa 30 – 45 Minuten. Es braucht keine detaillierte Agenda. Definieren Sie lediglich das Ziel und die Länge des Meetings. Teilen den Moderator mit, sowie den Verantwortlichen für die Nachbereitung.
7. Folgen Sie der Anleitung
Und natürlich brauchen Sie eine Übungsanleitung! Wir wenden im Folgenden die Lightning Decision Jam (LJD) Übung von AJ&Smart an, die Sie online auf Englisch finden und als PDF herunterladen können. Die Übung kann je nach Bedarf angepasst und abgewandelt werden.
Schenken Sie Ihrem Team somit die Möglichkeit, die Schnelligkeit und Effektivität von Design Sprints am eigenen Leib zu erfahren!
Lightning Decision Jam – Anleitung
Der folgende Workshop nach AJ&Smart basiert auf den Prinzipien von Design Sprints wie etwa die Notieren-und-Abstimmen Schleife oder das Gemeinsam-Allein Prinzip. Diese Übung bietet einen hervorragenden Einblick zu dem, was in einem richtigen Design Sprint auf Sie zukommt.
Die Übung ist in 8 Schritte eingeteilt, die Sie wie folgt durchlaufen:
Boat Exercise
#1. Schritt: Was läuft gut?
(ca. 5 Minuten)
Zu Beginn des Lightning Decision Jam zeichnen Sie ein Segelschiff auf einem Whiteboard, das auf dem Wasser treibt. Das Segelschiff steht symbolisch für Ihr Unternehmen/ Ihre Abteilung/ Ihr Team.
Bitte beschäftigen Sie sich mit folgenden Fragen:
- Was läuft zurzeit gut?
- Welche positiven Punkte führen zu unserem Fortschritt?
Die Antworten schreibt jeder für sich (das Gemeinsam-Allein Prinzip) auf die Klebezettel. Für jede Antwort benutzen Sie jeweils ein Klebezettel, auch in den weiteren Schritten. Diese Klebezettel werden nun oberhalb der Wasserfläche angeheftet und laut vorgelesen. Dies sind die Dinge, die Sie vorantreiben. Sie bilden den Wind für Ihre Segel.
Sie fangen bei dieser Übung mit den positiven Aspekten an, um eine gute Stimmung beizubehalten und nicht gleich alles negativ zu sehen. Das laute Vorlesen stellt das Positive noch einmal heraus.
Schritt 1 – Was läuft gut? 😊
#2. Schritt: Was läuft weniger gut?
(ca. 5 Minuten)
Im zweiten Ablauf widmen Sie sich nun den Problemen. Sie stellen sich folgenden Fragen: Was läuft zurzeit nicht so gut? Was hindert uns am Fortschritt? Was können wir verbessern?
Hier schreibt jeder wieder seine Antworten auf die Klebezettel, hierfür können Sie z.B. blaue Zettel benutzen. Diese werden nun unterhalb der Wasseroberfläche angeheftet und nicht nochmal vorgelesen. Jeder Teilnehmer liest sie für sich selbst durch.
Dies sind die Aspekte, die Sie runterziehen. Sie bilden den Anker ihres Schiffs, so dass sie nicht vorwärtskommen.
Schritt 2 – Was läuft weniger gut?
#3. Schritt: Abstimmung
(ca. 5 Minuten)
Sie kommen zum ersten Abstimmungsprozess.
Sie konzentrieren sich auf die Notizen, die sich unterhalb der Wasseroberfläche befinden. Jeder Teilnehmer erhält nun bspw. 3 von diesen Klebepunkten (möglicherweise in roter Farbe). Ein Punkt bedeutet eine Stimme. Sie markieren mit diesen Punkten die Aspekte, die Sie selbst für besonders wichtig bzw. problematisch halten.
Wenn bei den Klebezetteln dasselbe Problem thematisiert wird, können diese einfach zusammengefügt werden. Sollte jedoch eine Diskussion darüber entstehen, ob die Notizen nun wirklich dasselbe meinen, dann belassen Sie es bei den separaten Klebezetteln. Der Grundgedanke von Design Sprints ist es nämlich Diskussionen zu vermeiden!
Die Klebezettel ordnen Sie nach der Punktzahl wie eine Art Tannenbaum an. Das Problem mit den meisten Punkten ordnen Sie ganz oben an. Die Notizen mit einem Punkt können Sie meistens erstmal außer Acht lassen. Konzentrieren Sie sich auf die Notizen, die mindestens zwei Punkte aufweisen.
Im Folgenden nehmen wir zum Beispiel als Problem die fehlgeschlagene Kommunikation im Unternehmen, bspw. zwischen den einzelnen Abteilungen oder sogar zwischen den Mitgliedern in einem Team.
#4. Schritt: Format
(ca. 5 Minuten)
Hier geht es darum, die Probleme zu „reframen“, also neu auszurichten. Mit dem „Wie können wir…“ – Format (im engl. HMW – How Might We) formulieren Sie die Probleme in Herausforderungen um. Wenn wir nun als Problem die schlechte Kommunikation haben, dann wird es wie folgt umformuliert: Wie können wir unsere Kommunikation verbessern? Wie können wir sicherstellen, dass wir immer über alle Projekte informiert sind?
(ca. 3 Minuten)
#5. Schritt: Lösungen
(ca. 5 – 7 Minuten)
Mein Lieblingspart des Lightning Decision Jam. Nun kommen Sie zum Prozess, wo Sie Lösungen entwickeln, ohne Diskussionen oder lange Debatten zu führen. Wie bei der Problemsuche notiert jeder für sich seine Lösungsvorschläge auf bspw. pinke Klebezettel.
Achten Sie darauf, dass Sie ihre Lösungen nicht auf dem Problem basieren, sondern dass Sie Ansätze zu der als Herausforderung formulierten Fragestellung bieten. Ihre Notizen heften Sie wieder an das Whiteboard/ an die Wand/ an die Tafel.
Mögliche Lösungsansätze: z.B. Slack benutzen, Standup Meetings halten, zusammen Kaffee trinken gehen…
#6. Schritt: Bewertung
(ca. 5 Minuten)
Es sind ganz viele Ideen zustande gekommen. Nun müssen Sie wieder abstimmen. Wie zuvor erhalten die Teilnehmer eine bestimmte Anzahl an Klebepunkte (hier möglicherweise in grüner Farbe) und kleben diese auf die Lösungsvorschläge, die Ihnen besonders gut gefallen.
Auch in diesem Schritt priorisieren Sie die Lösungen nach der Anzahl der Punkte und ordnen Sie in Form eines Baumes bzw. einer Pyramide an.
#7. Schritt: Priorisieren
(ca. 10 Minuten)
Jetzt müssen Sie entscheiden, welche der Lösungsansätze Sie umsetzen wollen.
Hierfür stellen sie eine Matrix auf, in der Sie auf der einen Skala den Ertrag und auf der anderen den Aufwand eintragen. Die Klebezettel werden nun dort angeordnet. Dafür nimmt der Moderator einen Klebezettel in die Hand, während die anderen sagen, ob dieses auf der Skala weiter nach oben oder unten bzw. weiter nach rechts oder links angeheftet werden soll. Z.B. sagen Sie: Was wäre es für ein Aufwand, sich jeden Tag zu treffen?
Sie orientieren sich hierbei nach der Meinung der Mehrheit. Hier muss der Moderator besonders darauf achten, dass keine Diskussionen entstehen. Es handelt sich hier nicht um eine wissenschaftliche Methode, Sie bekommen lediglich ein grobes Indiz.
Anhand der Matrix können Sie die Lösungsansätze in verschiedene Bereiche einteilen:
- Höchster Ertrag + niedrigster Aufwand = sofort umsetzen/definitiv umsetzten/ausprobieren;
- Hoher Ertrag + hoher Aufwand = einen Plan machen -> man braucht mehr Zeit dafür;
- Hoher Aufwand + niedriger Ertrag = vergessen/braucht man sich nicht weiter anschauen;
- Niedriger Aufwand + niedriger Ertrag = der Aufgabe kann man sich später widmen, wenn man mal Zeit hat
#8. Schritt: Experiment
(ca. 5 Minuten)
Als letzten Schritt des Lightning Decision Jam wählen Sie ein bis zwei Lösungen aus dem Bereich, den Sie definitiv umsetzen wollen, aus. In einem ein- bis zweiwöchigen Experiment probieren Sie den Lösungsversuch aus.
Hierfür müssen Sie eine verantwortliche Person bestimmen, die dieses Projekt an sich nimmt und die Umsetzung leitet. Eine ausgewählte Gruppe von evtl. 5 Personen führt dieses Experiment durch. Wie bei einem DS testen Sie hier nun eine Annahme, über die Sie am Ende ein Feedback erhalten.
Tipp: Die Verwendung unterschiedlicher Farben bei den Klebezetteln und den Klebepunkten dient der Orientierung, um sich besser zurecht zu finden und zwischen den Notizen unterscheiden zu können. Dies ist eine Empfehlung, aber kein muss.
Das Resultat eines Lightning Decision Jam
Innerhalb von 30 – 40 Minuten haben Sie sich das Problem angeschaut und auch verstanden. Sie sammeln sofort verschiedene Lösungsmöglichkeiten und priorisieren diese auf einer Aufwands-und-Ertragsskala. Aus dieser wählen Sie einen Lösungsansatz heraus und wenden es in einem 2-wöchigen Experiment an. Aufgrund Ihrer praktischen Erfahrung können Sie nun entscheiden, ob diese Lösung gut ist oder nicht. Sollte Ihnen die Lösung nicht zusagen, widmen Sie sich dem entsprechenden Problem nochmal. Hierbei können Sie ein erneutes Meeting ansetzen und eventuell neue Ideen sammeln oder Sie probieren eine der anderen, bereits erarbeiteten Lösungsvorschläge aus.
Mit dieser Übung bekommen Sie und Ihr Team ein Gefühl dafür, wie ein richtiger Design Sprint abläuft. Ziel ist es stets, schnell Lösungen zu finden und diese zu priorisieren. Es ist wichtig die Probleme gemeinsam im Team zu erfassen.
Durch die Prinzipien der Note-and-Vote Schleife und des Gemeinsam-Allein werden lange, unnötige Diskussionen vermieden und Sie erhalten greifbare Ergebnisse innerhalb kurzer Zeit.
Diese Vorteile bekommt Ihr Chef in diesem Meeting zu erfahren und kann sich bei dieser Übung selbst von der Effektivität eines Design Sprint überzeugen lassen. Manchmal muss man Taten anstatt Worte sprechen lassen.
Tipp: Es bietet sich auch ganz gut an, einen Design Sprint zu dokumentieren. Sie können bspw. Fotos von den einzelnen Schritten machen und so auch Ihre Arbeitsergebnisse festhalten. Mithilfe dieser Fotos können Sie dann andere Teams von Ihrer eigenen Erfahrung berichten und diese somit ebenfalls von dieser Vorgehensweise überzeugen.
Fazit: Teaser für Design Sprint | tl;tr
Die Übung ‘Lightning Decision Jam’ ist die ideale Einführung zum Design Sprint. Sie bekommen eine Vorstellung davon, was der Design Sprint Prozess mit sich bringt und lernen dessen Struktur kennen. Mit den Prinzipien können Sie Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenbringen und gemeinsam Entscheidungen treffen. Mit garantierten Arbeitsergebnissen, die ohne lange Debatten entstehen, können Sie Ihrem Chef erste Erfolge vorweisen und somit für den ersten Design Sprint gewinnen. Profitieren Sie von der schnellen Arbeit und den vorzeigbaren Resultaten!
PS: Herzlichen Dank an Vivien für deine Mitarbeit.