In der heutigen Welt funktionieren die Methoden von gestern einfach nicht mehr. In ‘Getting Things Done’ beschreibt David Allen die Kunst der stressfreien Produktivität und Leistung.

Seine praktischen Methoden basiert auf der Prämisse, dass unsere Produktivität direkt proportional zu unserer Fähigkeit zur Entspannung ist.

Nur wenn unser Verstand klar ist und unsere Gedanken organisiert sind, können wir eine effektive Produktivität erreichen und unser kreatives Potenzial entfalten.

Das WIE ist jedoch nur eine entscheidende Frage, neben dem Was und Warum.

Im Folgenden gehe ich vorrangig auf das WIE ein, denn das Warum ist für mich noch ein mystischer Vorgang, der sehr von unserem Lebensstil, unseren Ambitionen und Zielen, unseren Gegebenheiten (Familie, Gesundheit) und somit unserer Selbstverwirklichung abhängt.

Der Goldene Kreis

In seinen berühmten Ted-Talk beschreibt Simon Sinek “den golden Kreis” – ein einfaches, aber mächtiges Modell, das mit der Frage “Warum?” startet.

Klarheit über das [WARUM]

Nur sehr wenige Menschen oder Unternehmen können klar formulieren, WARUM sie das tun, was sie tun. Es geht hier nicht darum, ein profitables Unternehmen zu führen oder noch mehr aus unserer begrenzten Zeit heraus zu schlagen. Ein profitables Unternehmen ist ein Ergebnis, nicht das Warum.

Wir müssen tiefergehende Fragen beantworten: Warum geht es nur um deine Absicht? Warum gibt es Ihr Unternehmen? Warum stehst du morgens aus dem Bett? Und warum sollte sich jemanden um uns kümmern?

Disziplin des [WIE]

Einige Menschen und Unternehmen wissen, WIE sie das tun, was sie tun. Unabhängig davon, ob Sie das ein differenzierendes Leistungsversprechen oder ein Alleinstellungsmerkmal nennen, das WIE wird oft als Antwort genommen, um zu beschreiben, ob etwas anders oder besser ist.

Konsistenz des [Was]

Jedes einzelne Unternehmen auf der Welt weiß, was es tut. Dies gilt unabhängig davon, wie groß oder klein das Unternehmen ist, oder in welcher Branche es tätig ist. Jeder kann die Produkte oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen verkauft, oder die Arbeitsfunktion, die wir im Unternehmen haben, leicht beschreiben.

Das Fundament meines Produktivitätssystem

Neben dem goldenen Kreis und der kontinuierliche Frage “Warum”, maximiert mein Produktivitätssystem vier Prinzipien:

• Das Pareto Prinzip: Effektiv sein
• Das Parkinson Prinzip: Effizient sein
• Das Lügner Prinzip: Sei radikal ehrlich
• Das Zen Prinzip: Sei achtsam

Mein Produktivitätssystem basiert auf der Arbeit und den Entdeckungen von einigen Experten, welche grosse Anerkennung verdient.

• Simon Sinek: Start With Why
• Carl Newport: Deep Work
• Gary Keller & Jay Papasan: The One Thing
• David Allen: Getting Things Done ‘GTD’
• Tim Ferriss: ‘Die 4-Stunden-Woche’ (meine Buch-Zusammenfassung hier)
• James Clear: Atomic Habits
• Steven Pressfield: Do the Work | The War of Art

Vorteile des Getting Things Done Systems

Die Vorteile eines Produktivitätssystems sind vielfältig und nachhaltig. Erst ein System unterstützt unser tägliches Handeln, indem wir effektive und gesunde Gewohnheiten bilden.

• Produktivität ist eine Fähigkeit, die wir erlernen.
• Die Anwendung eines Systems bringt uns Produktivität bei.
• Systeme schaffen Gewohnheiten.
• Systeme vermeiden Komplexität.
• Systeme brauchen Reflektion.
• Systeme sind bewusste Entscheidungen.

Eine Buchzusammenfassung: Getting Things Done von David Allen

Das Buch in drei Sätzen

1. Wenn wir die “offenen Dinge” in unserem Leben nicht angemessen managen, wird unsere Aufmerksamkeit immer dort hinwandern.
2. Überwältigend ist, dass du nicht klärst, was dein beabsichtigtes Ergebnis ist, nicht entscheidest, was die nächste Aktion ist, und dich nicht an dein beabsichtigtes Ergebnis und deine Aktion erinnerst.
3. Wir müssen all die “Dinge”, die wir anziehen und ansammeln, durch eine klare Bestandsaufnahme in sinnvolle Aktionen, Projekte und nutzbare Informationen verwandeln.

Die fünf großen Ideen

1. Um Dinge zu erledigen, muss definiert werden, was “erledigt” bedeutet und wie “erledigt” aussieht.
2. Die Beherrschung des Workflows beinhaltet die Erfassung dessen, was unsere Aufmerksamkeit erregt, die Klärung dessen, was es bedeutet, die Platzierung dort, wo es hingehört, die regelmäßige Überprüfung und die Auseinandersetzung damit.
3. Wenn eine Aktion weniger als zwei Minuten dauert, sollte sie zum Zeitpunkt ihrer Definition durchgeführt werden.
4. Angst und Schuldgefühle entstehen nicht dadurch, dass man zu viel zu tun hat, sondern dadurch, dass man Vereinbarungen mit sich selbst bricht.
5. Unser Verstand ist dafür da, Ideen zu kreieren, nicht dafür, sie zu erinnern.

Die fünf wesentliche Arbeitsschritte

1. Sammeln
2. Verarbeiten (Entscheiden)
3. Organisieren
4. Rückblicken
5. Machen!

#1: Sammeln

Das Ziel ist es, nichts im Kopf zu behalten.

• Alles muss erfasst werden. Jede Email. Jeder Brief. Jedes Telefonat. Jede Idee. Jeder Termin.
• Unser Erfassungssystem sollte so wenig ‘Eingänge’ wie möglich haben.
• Wir müssen die Eingänge regelmäßig leeren.

#2: Verarbeiten (a.k.a. entscheiden)

In der Verarbeitungsstufe sind alle Eingänge geleert. David Allen beschreibt dies als vielleicht die kritischste Verbesserung für fast alle Menschen, mit denen er gearbeitet hat und beschreibt diesen Prozess sehr detailliert, komplett mit einem Flussdiagramm.

Der Prozess schlägt uns folgende Fragen und Schritte vor:

• Was ist das? Ist es umsetzbar?
• Wenn nicht, entsorgen Sie es, legen Sie es im “Vielleicht” oder legen als “Referenz” ab.
• Wenn ja, was ist die nächste Aktion? Die nächste Aktion ist definiert als die nächste körperliche, sichtbare Aktivität, an der man sich beteiligen muss, um die Aktion zu beenden.
• Dauert die nächste Aktion weniger als 2 Minuten?
• Wenn ja, dann tun Sie es.
• Wenn nein, delegieren oder verschieben Sie es.
• Wenn es länger als 2 Minuten dauert, betrachten Sie es als ein Projekt (definiert als mehr als einen Aktionsschritt erforderlich) und fügen es in Ihre Projektpläne ein, die später für nächste Aktionen überprüft werden.

Nachtrag: Es ist in Ordnung, sich zu entscheiden, nicht über etwas zu entscheiden. Du brauchst nur ein Entscheidungssystem für offene Entscheidungen, um es dir aus dem Kopf zu schlagen.

#3: Organisieren

Der Hauptgrund für das Organisieren ist die Reduzierung der kognitiven Belastung, dass heisst die Notwendigkeit, ständig zu denken: “Was muss ich als Nächstes tun?“

Checklisten können sehr nützlich sein, um Ihnen mitzuteilen, worüber Sie sich keine Sorgen machen müssen, wie es Atul Gawande in seinem Buch “Checklist-Strategie” beweisst.

Um Aktionen zu organisieren, werden also Listen benötigt.

Es gibt sieben Dinge, die Sie aus organisatorischer und operativer Sicht im Auge behalten und verwalten möchten:

1. Projektliste – nur ein Index
2. Projektunterstützung (Details, Pläne und unterstützende Informationen sollten von der Projektliste getrennt sein. Jedes Projekt erhält einen Ordner.)
3. Kalenderaktionen und -informationen
   • Zeit-spezifische Aktionen (Termine)
   • Tages-genaue Aktionen
   • Tages-genaue Informationen
4. Warten-auf
5. Referenzen
6. Vielleicht
   • Urlaub und Reiseziele
   • Geschenke
   • Geschäftsideen
   • …
7. Liste für die nächsten Aktionen (diese kann wie folgt unterteilt werden):
   • Anrufe
   • Büro
   • Zu Hause
   • Tagesordnungen (für Personen & Meetings)
   • Lesen/Rezension
   • Warten auf Erinnerungen
   • Referenzen
   • Vielleicht

#4: Rückblicken

Wann?

• Jeden letzten Sonntag im Monat, um den Monat vorzubereiten.
• Jede Woche am Sonntag als Vorbereitung der Woche
• Jeden Morgen als Vorbereitung des Tages

Die Schlüsselkomponenten einer entspannten Kontrolle sind:

1. Klar definierte Ergebnisse (Projekte) und die nächsten Schritte, um sie zum Abschluss zu bringen.
2. Erinnerungen in einem vertrauenswürdigen System, das regelmäßig überprüft wird.

Das 6-Stufen-Modell zur Überprüfung der eigenen Arbeit:

• 50.000 Flughöhe: Leben
• 40.000 Flughöhe: 3-5-jährige Vision
• 30.000 Flughöhe: 1-2-Jahres-Vision
• 20.000 Flughöhe: Verantwortungsbereiche
• 10.000 Flughöhe: Laufende Projekte
• Start- und Landebahn: Laufende Aktionen

#5: Machen

2 Modelle für die Auswahl der nächsten Aktionen werden im Buch vorgestellt.

#1: Vier Kriterien für die Auswahl von Aktionen im Jetzt:

1. Kontext – Aktions- und Orts-abhängig
2. Verfügbare Zeit
3. Verfügbare Energie
4. Priorität

#2: Bewerten Sie Ihre tägliche Arbeit, indem Sie 3 verschiedene Dinge von Aktivitäten identifizieren:

1. Vordefinierte Arbeit ausführen
2. Spontane Arbeit ausführen
3. Arbeit definieren

Effektive Durchführung von Projekten

Laut David Allen, gibt es fünf Phasen der natürlichen Projektplanung und ein Projekt ist für ihn jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als einen Aktion erfordert.

1. Definition von Zweck und Prinzipien
2. Ergebnis-Visualisierung
3. Brainstorming (z.B. Mind Map)
4. Organisation
5. Identifizierung der nächsten Aktionen (monatlich, wöchentlich & täglich)

Wie viel Planung muss sein?

Die einfache Antwort ist, so viel wie nötig, um das Projekt aus dem Kopf zu bekommen.

Wenn Sie das Projekt noch im Kopf haben, sind weitere Überlegungen erforderlich.

David Allen gibt uns grobe Schätzungen für Projekte, welche ich aus eigener 10-jähriger Erfahrung als Unternehmer und Berater bestätigen kann:

80% brauchen nicht mehr als eine Auflistung ihres Ergebnisses und der nächsten Aktionen, damit Sie sie auf den Weg bringen können.

• 15% oder so könnte zumindest ein Brainstorming erfordern (vielleicht eine Mind Map oder ein paar Notizen), welches für die Planung von Besprechungsplänen, Ihrem Urlaub oder einer Rede ausreichen.
• Etwa 5% oder so könnten die bewusste Anwendung einer oder mehrerer der fünf Phasen des natürlichen Planungsmodells (s. oben) erfordern.

3 Schritte für den Einstieg in die Praxis

1. Das große Planungstool ist eine Mind Map. Das kann auf Papier (Foto machen) oder einer App wie Mindmeister (Projektordner abspeichern) erfolgen.
2. Wochenplanung ist eine Kanban-Board, Diese kann auf Papier oder in einer App wie Trello visualisiert werden. Die Visualisierung unserer Arbeit steigert unsere Produktivität erheblich.
3. Tagesplanung ist eine To-Do-Liste (eine Spalte der Kanban-Board) und Ihr Kalender.

Gewohnheiten bilden und Produktivität messen

Hier sind meine Lieblingsmethoden zum Messen der Produktivität und Bilder von Gewohnheiten:

• Füllen Sie Ihren Kalender mit allen Aktivitäten, die Sie durchgeführt haben (basierend auf Ihren Kategorien)
• Bevor Sie mit der täglichen Arbeit beginnen, stellen Sie ein bis drei Hauptaufgaben für den Tag ein
• Füllen Sie jeden Tag eine kurze Umfrage aus, welche 2 Minuten dauert, um Ihre Produktivität zu messen.
• Erstellen Sie Erinnerungen, sodass Sie Ihre ‘im Moment verrichtet Aufgabe’ (bspw. Erstellen einer Präsentation) mit der ‘eigentliche Hauptaufgabe’ (bspw. Rechnungen stellen) abgleichen
• Reflektion am Ende des Monats über die Produktivität basierend auf Ihren Antworten der Umfragen, sodass Sie Muster erkennen und verbessern.
• Setzen Sie sich ein Verbesserungsziel für den folgenden Monat

Welche Apps nutze ich zur Umsetzung von GTD?

Ich nutze für mein Produktivitätssystem nur einige wenige Apps:

• Evernote mit GTD-Tags und als Inbox zum Sammeln und für Projektmaterialien
• Gdrive für Projektmaterialien zum Teilen (mit Link in Evernote)
• Gmail mit GTD-Ansatz
• Kalender
• Chrome mit hilfreichen Add-Ons wie Momentum

Ich hoffe, dass Ihnen die Zusammenfassung als Erneuerung oder Auffrischung Ihres Wissens gefallen hat.

Unser Erfolg liegt im Lernen und der Anwendung des Erlernten.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Anwenden Ihres eigenen Produktivitätssystems.