Open-Source Ansatz

Ich lade Sie herzlich ein, hinter den Kulissen unserer Arbeit eines 4-Tages Remote Design Sprints vom 7. bis 10. April 2020 zu blicken. Nachstehend finden Sie eine Kopie unserer Dateien. Nichts Ausgefeiltes. Einige sehen unordentlich aus. Unser Open-Source Ansatz:

• [Gdoc] Pre-Sprint Recherche & Briefing
• [Miro] Virtuelles Team Whiteboard
• [Notion] Sprint Zeitplan
• [Figma] Prototypen
• [Loom] User Interviews

Hinweis: Nach dem Design Sprint habe ich ein Miro-Board erstellt, das Ihnen hilft, einen Remote Design Sprint durchzuführen, als ob Sie keinen Moderator hätten.

Wenn Sie daran interessiert sind, verbinden Sie sich bitte mit mir über Linkedin und ich werde es Ihnen teilen.

1. Intro

Covid-19 kam wie aus dem Nichts.

Einige von uns müssen sich mit tragischen Fällen befassen. Denjenigen von Ihnen, die jemanden verloren haben, möchte ich mein Beileid und meine Trauer mitteilen.

Für einige von uns bedeutete die Krise, von zu Hause arbeiten. In Sicherheit. Warm. Behütet. EIN absolutes Privileg.

Für einige von uns wurden Aufträge als Freiberufler abgesagt oder verschoben, auf unbestimmte Zeit. Einkommen eingefroren. Ich gehöre zu diesen Leuten.

Ich brauchte eine Weile, um mich an die neue Realität anzupassen (Fußnote 1).

Nachdem ich ein paar Tage Papa-Zeit hatte, beschloss ich, einen Remote Design Sprint zu machen und zum dringendsten Problem unserer Gesellschaft beizutragen: dem Umgang mit Corona.

Ich hatte vier Ziele vor Augen:

1. Trage eine validierte Lösung für Herausforderung mit Corona bei
2. Überprüfe das Remote Design Sprint Konzepts
3. Teile einen Open-Source-Framework für die Durchführung von Remote Design Sprints
4. Stärke die freiberufliche Gemeinschaft durch das Erlernen einer neuen Fähigkeit – während sie sich im Lockdown befinden

Im Folgenden werde ich eine Open-Source-Fallstudie zum Durchführen eines Remote Design Sprint vorstellen. Dabei gehe ich auf Designherausforderung, unser Team, die Recherche vor dem Sprint, unseren Tech-Setup, die Agenda sowie unsere Ergebnisse ein.

In der Hoffnung, dass es Sie inspiriert, selbst virtuell zu sprinten.

2. Team

Wir waren ein Team von Experten und einem Mentor:

• Sprint Lead & ‘Entscheider’: Danny Holtschke
• Lead Designer: Philipp Kreicarek
• Design Thinking Coach/ Visual Artist: Mario Schwery
• Design Thinking/Agile Coach: Alex Thalmann
• Prototyper: Balint Csizmadia
• Mentor: Rob Hamblen

Vielen Dank an alle. Es war mir ein absolutes Vergnügen.

Wir haben vor dem Sprint einen Workshop durchgeführt, um uns im Team abzustimmen. Herzlichen Dank an Sebastian Keilich, der uns durch diesen Workshop moderierte. Darüber hinaus erhielten wir sehr gute Hilfe von unserem Remote-Experten Andrej Ktitarev, der uns alles, was er über die Durchführung von Remote Design Sprints weiß, mitgeteilt hat (Wir hätten auf die Aufteilung der Tage hören sollen!). Herzlichen Dank an beide!

3. Design Sprint Briefing

Kontext

• Fast weltweit sehen wir uns mit landesweiten Ausgangssperren -oder -beschränkungen aufgrund von Korona konfrontiert, weil die Infektionsraten zu hoch sind. Es infizieren sich mehr Menschen, als sich davon erholen, was zu einer Epidemie führt. Daher müssen wir die “Kurve abflachen” oder unser Gesundheitssystem bricht zusammen (wie in Norditalien).
• Wir befinden uns erst in der ersten Infektionswelle. Virologen erwarten, dass unsere Gesellschaften zwei oder mehr Infektionszyklen durchlaufen werden.
• Corona wird nur auf zwei Arten geschlagen. Wir finden eine Impfung ODER mehr als 70% von uns sind immun (indem sie Corona selbst besiegt haben). Virologen gehen davon aus, dass wir eine Impfung in 9 bis 18 Monate haben werden.
• Die Menschen wollen jedoch ihr “normales” Leben wieder aufnehmen. Unternehmen wollen ihre Geschäftstätigkeit wieder aufnehmen oder sie gehen in Konkurs. Daher suchen die Regierungen nach alternativen Maßnahmen, um aus dem Lockdown herauszukommen.
• Neben anderen Lösungen sind Tracking and Tracing Apps (Fußnote 2) eine effektive Lösung, um Corona zu bekämpfen und die Abriegelung zu beenden, indem sie Infektionsketten identifizieren und verkürzen.
• Tracking und Tracing sind mit Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und sogar Freiheit und Demokratie verbunden (Fußnote 3).

Ziel

• Wir respektieren unsere Grundrechte und Privatsphäre während wir Menschen im Falle einer Ansteckung nachverfolgen (aka tracing), um gesund zu bleiben.

Problem

• Wir müssen 70 % der Bevölkerung mit ‘Apps’ erreiche (können mehr als eine sein), die ALLE auf der gleichen Backend-Technologie basieren.

Anmerkung: Die “dominante” Backend-Lösung könnte eine Technologie namens PEPP-PT sein. Nach unserem Start kündigten Google und Apple an, an einer gemeinsamen Technologielösung zu arbeiten. Am 26. April übernahmen SAP und die Deutsche Telekom auf Bitte der deutschen Regierung nach einem enttäuschenden Unterfangen das” Corona-App Projekt”, um endlich eine App zu lancieren (Quelle).

Herausforderung

• Wie könnten wir 70% oder mehr unserer Bevölkerung davon überzeugen, App(s) zu nutzen, die auf der PEPP-PT Backend-Technologie basieren? Angenommen, die “Reichweiten-Herausforderung” wird von der Regierung, den Medien und den Menschen bewältigt.

4. Pre-Sprint Recherche

Methoden: Schreibtisch Recherche, Experteninterviews, Mood Board, 1-Pager-Dokumentation

Zur Vorbereitung unserer Experteninterviews haben wir Schreibtisch Recherche gemacht. Anfänglich dokumentierten wir unsere Ergebnisse in Gdoc, erkannten aber schnell, dass wir ein Whiteboard für die Zusammenarbeit benutzen sollten, um unsere Fortschritte besser zu visualisieren. Dafür nutzten wir Miro, eine virtuelle Tafel.

Ich empfehle, Experten vor dem Design Sprint zu befragen. Noch besser ist es, ein oder zwei am Sprint teilnehmen zu lassen. Wir sprachen informell mit einigen unserer Kollegen. Formell haben wir vier Interviews mit Datenschutz- und Datensicherheitsexperten in Deutschland durchgeführt.

Über LinkedIn wandte ich mich an Experten und bat sie, uns 30 Minuten ihrer kostbaren Zeit zu schenken. Vielen Dank an unsere Pre-Sprint-Experten: Christian Hinze, Klaus Rheinwald, Nico Reisener und Jonas Krauspe.

Der letzte Schritt unserer Recherche war ein Team-Abstimmungs-Workshop, um uns gegenseitig kennen zu lernen, den Zweck zu definieren und die Methode kurz zu erläutern. Sebastian leistete wunderbare Arbeit, indem er uns durch den virtuellen Workshop führte.

5. IT-Infrastruktur

Wir haben es einfach gehalten. Eher weniger, aber sehr funktionelle Werkzeuge. Ich bin zugegebenermaßen ein großer Fan der Google Suite.

Also haben wir Gdrive und Gdocs verwendet, um Ideen zu sammeln, ein Briefing zu erstellen und Anrufe mit Experten zu planen. Unsere Ergebnisse haben wir in Miro visualisiert. Als Konferenzwerkzeug haben wir Google Meets verwendet, weil es gut mit Google Kalendar verknüpft ist. Ein simpler Ein-Klick-Einwahlvorgang, wenn Sie Google Chrome verwenden (wo Meets am besten funktionieren). Und Whatsapp für Instant Team Messaging.

Glücklicherweise wohnen unsere Sprintmitglieder alle in Deutschland, sodass wir keine Terminprobleme aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen hatten. Tipp: Verwenden Sie World Time Buddy, um eine gute Zeit für die gleichzeitige Zusammenarbeit aller Teilnehmer aus der Ferne zu finden.

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Workshop-Tage: Wir nutzten Miro und Hangouts.

Prototyping: Wir nutzten Figma und Hangouts.

Nutzer-Tests: Wir nutzten Hangouts, Loom zum Aufnehmen der Interviews und Miro zum Festhalten unserer Notizen.

6. Agenda

Unsere ursprüngliche Agenda finden Sie hier. Aber bitte halten Sie sich nicht daran. Ich empfehle Ihnen anstatt, die ersten beiden Workshop-Tage des Design Sprint 2.0 (Fußnote 4) auf drei Tage zu verteilen.

Es ist eines unserer größten Learnings. Wenn Sie den Offline-Zeitplan verwenden, haben Sie nicht genug Energie für die Konzepte am Nachmittag. Ruhen Sie sich daher aus. Schlafen Sie gut. Und setzen am zweiten Tag mit der 3-teiligen Übung zur Erstellung der Lösung fort.

Stattdessen schlagen wir folgenden Ablauf vor. Sie können unsere Timings der einzelnen Übungen verwenden:

7. Remote Design Sprint Resultate

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie den Design Sprint für Ihre internen Stakeholder oder externen Kunden dokumentieren und aufbereiten können.

Sie werden mehr über das Design Sprint Ziel, die Fragen, den Map-Fokus, die wichtigsten Erkenntnisse, die getesteten Funktionen und die vorgeschlagenen nächsten Aktionen erfahren.

DESIGN SPRINT ZIEL

Wir identifizierten das folgende Ziel (Fussnote 5):

• Bis Jahresende 2020 nutzen 71% der Bevölkerung Apps, die auf PEPP-PT basieren. Hinweis: Wir haben “Nutzung” als ständig eingeschaltete Bluetooth-Funktion definiert.

DESIGN SPRINT FRAGEN

Wir identifizierten drei Fragen (Fussnote 6):

1. Können wir die Relevanz der App (ihren Zweck/ihr Warum) und den individuellen Beitrag jedes Benutzers klar aufzeigen?
2. Können wir über die Kernfunktion der Rückverfolgung hinausgehende Mehrwerte liefern?
3. Können wir eine ganzheitliche Gesundheits-Journey (Rückverfolgung, Alarmierung, Tests, Quarantäne/Krankenhaus) anbieten?

DESIGN SPRINT FOKUS

• Wir konzentrierten uns auf den Onboarding-Teil der App (Fußnote 7).

Die relevanten HMWs (WKW; Wie können wir) sind:

• WKW betonen Datenschutz durch Design
• WKW einen individuellen Mehrwert über das Hauptmerkmal der Rückverfolgung hinaus bieten? (Fußnote 8)
• WKW einem Benutzer ein gutes Gefühl geben, wenn er zum ersten Mal mit der App in Kontakt kommt und diese kontinuierlich nutzt?
• WKW die PEPP-PT-Technologie am besten erklären

PROTOTYPEN

Nach der Ideenfindung (Übung: 3-Part Sketching), der Entscheidung für eine Lösung und dem Storyboarding, haben wir einen Prototypen erstellt. Dieser wurde am vierten Tag des Remote Design Sprints getestet. Nachstehend eine kurze Videotour.

🔑 KEY LESSONS

Unsere Key Lessons basieren auf 9 Tiefen-Interviews am Freitag, den 10. April 2020. Einige Interviews finden Sie hier.

Wir stehen vor einer Storytelling-Herausforderung:

• Wie können wir am besten das WARUM und den ZWECK der App erklären – mit visuellen Mitteln, einfacher Sprache oder sogar kurzen Videos?
• Wie können wir die zugrundeliegende PEPP-PT-Technologie am besten erklären – mit Anschauungsmaterial, einfacher Sprache oder sogar kurzen Videos?
• Wie können wir den “Privacy by Design”-Ansatz am besten erklären und ihn während der gesamten Nutzung der App vermitteln und veranschaulichen, um ein gutes Gefühl beim Nutzer zu vermitteln?
• Wie können wir den Beitrag des Einzelnen zur Lösung unseres gesellschaftlichen Corona-Problems” herausheben und so ein “gutes Gefühl” vermitteln?

Wir stehen vor einer Design-Herausforderung:

• Wie können wir die App in einem freundlichen, einfachen, modernen und benutzerfreundlichen Ansatz gestalten (um ein gutes Gefühl zu vermitteln)?
• Wie können wir das angst-getriebene Thema ein bisschen spielerisch gestalten?

Konklusion

• Lösungen zur Storytelling-Herausforderungen sowie Design-Herausforderung sind überzeugende Mehrwert für die Nutzer.
• Vorerst stehen wir NICHT vor einer der Herausforderung, zu wenig Mehrwerte anzubieten, weil das Kernfeature der App TRACING, die Rückverfolgung, ist.
• Der One-Size-Fits-All-Ansatz wird für 100% der Bevölkerung nicht funktionieren. Er funktioniert vielleicht für 50% oder mehr, aber nicht für 100%. Was ist mit den anderen 30%, die uns fehlen (damit die Technologie wirklich nützlich ist)? Wir werden mehrere Apps am Markt nutzen, die alle auf der gleichen Backend-Technologie basieren.
• Es gibt die Möglichkeit weitere Mehrwerte über die Rückverfolgung hinaus anzubieten (bspw: ganzheitliche Gesundheitsjourney oder Gamifizierung; wie ein Kick-Tipp-Ansatz oder wir sind das ‘Anti-Korona-Team’).

💪 VORGESCHLAGENE NÄCHSTE SCHRITTE

1. Um die ersten 50% der Bevölkerung zu erreichen, lösen Sie (1) die Storytelling-Herausforderung und (2) die Design-Herausforderung,
2. Führen Sie mit einer validierten Storytelling- und Design-Lösung konzeptionell weitere Untersuchungen durch, um Benutzergruppen zu finden, die nicht zu den 50% der Bevölkerung gehören. Führen Sie weitere Remote Design Sprints durch, um neue Mehrwerte und Funktionen zu testen (bspw. Gamifizierung für die Zielgruppe 30 Jahre und jünger).

🛠 TESTED FEATURES

• Facebook: Nicht der beste Einstiegspunkt. Leute mögen Facebook nicht.
• Kontext: Fehlt. Benutzer vermissen eine gute Erklärung sowohl im Facebook-Post als auch im App Store: “Warum verwenden wir eine solche App? Was ist der Sinn? Alle sprechen von, aber warum?”
• Erläuterung: Fehlt. Wir vermissen eine gute Erklärung sowohl im Facebook-Post als auch im App Store und auf den Onboarding-Bildschirmen.
• Gestaltung: Sehr guter erster Entwurf. Die Leute mögen ihn. Die Farbe und die Verspieltheit. An einigen Icons und Grafiken muss noch gearbeitet werden.
• Sprache: Der Name der App ist irreführend oder gilt als Old-School. Die Wortwahl kann emotionaler sein, z.B. um die aktuellen Bemühungen jedes Benutzers zu ermutigen.
• PEPP-PT: Niemand versteht es. Die Benutzer wollen zunächst keine detaillierte Erklärung sehen, sondern möchten die Möglichkeit haben, irgendwann mehr zu lesen (Info-Symbol).
• Bluetooth: Meistens eingeschaltet. Wenn nicht, würden die Benutzer Bluetooth zur Nutzung der App aktivieren, weil es sich um eine wichtige Sache handelt.
• Statistik: Sehr relevant für die meisten Benutzer. Wie Fitbit wollen sie mit sich selbst konkurrieren und 10.000 Schritte.
• Wettbewerb: Benutzer mögen es nicht, mit anderen zu konkurrieren. Es ist jedoch relevant zu sehen, wie viele Kontakte andere haben.
• Gamifizierung: Jüngere Leute mögen Gamifizierung. Ältere Menschen eher nicht

8. Remote Design Sprint: Lessons Learned

In Bezug auf unseren Remote Design Sprint haben wir folgende Punkte gelernt:

• Die richtige Bühne schaffen
• Replizieren Sie nicht den Offline-Zeitplan
• Anstatt zwei Workshop Tage nutzen Sie 4-stündige Sitzungen über drei Tage verteilt
• Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Teilnehmer DEN Design Sprint Prozess kennt – auch nicht unter “Experten”
• Moderieren Sie jede Übung gut. Nichts überstürzen.
• Befolgen Sie fortgeschrittene Moderationstechniken.
• Nehmen Sie sich Zeit für eine gute Einarbeitung (die Herausforderung, die technischen Werkzeuge, die Teilnehmer, die Erwartungen, die Entscheiderrolle, die Tagesordnung, die Energie, die Motivation)
• Bereiten Sie ein Kollaborations-Tool vor, als ob Sie keinen Moderator hätten
• Verwenden Sie viele Energizer und längere Pausen

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Danke, dass Sie so weit gelesen haben!

Wenn Sie Fragen haben oder einen Gedanken teilen möchten, kommentieren Sie bitte unten oder schicken mir eine E-mail. Wenn Sie sich für Design Sprints interessieren, besuchen Sie meinen ‘Design Sprint Blog‘.

ANHANG

FUßNOTEN

I) Es fühlte sich an, als hätte jemand das Licht ausgeschaltet. Es war so dunkel. Es dauerte einige Augenblicke, bis sich meine Augen an die “DIESE” neue Umgebung gewöhnt hatten, so beängstigend sie auch war und ist. Irgendwann konnte ich “sehen” — denn sogar in der Dunkelheit, gibt es immer ein kleines bisschen Licht.

II) Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Tracking und Tracing. Beim Tracking werden Personen- und Standortdaten verwendet, während beim Tracing nur anonyme, dezentralisierte Daten verwendet werden. Viele asiatische Länder verwenden derzeit einen Tracking-Ansatz, dem sich ihre Bürger oft freiwillig anschließen und der ihnen manchmal aufgezwungen oder vor ihnen verborgen wird. In Europa verfolgten wir den entgegengesetzten Ansatz. PEPP-PT ist eine gesamteuropäische Initiative von mehr als 130 Wissenschaftlern und Organisationen zur Schaffung einer Rückverfolgungstechnologie. Kürzlich kündigten Apple und Google an, gemeinsam an einer ähnlichen Rückverfolgungslösung zu arbeiten.

III) Einen Überblick darüber, welche Maßnahmen in welchem Land ergriffen werden, finden Sie unter COVID-19 Digital Rights Tracker.

IV) Wir haben den von AJ&Smart populär gemachten Design Sprint 2.0 verwendet, bei dem es sich um einen 4-Tage-Prozess handelt, im Gegensatz zum ursprünglichen 5-Tage-Prozess, wie er im Buch ‘Sprint‘ beschrieben wird.

V) Bitte verwechseln Sie dieses 2-Jahres-Ziel nicht mit dem Ziel auf der Map, welches durch die Bedürfnisse des Nutzers definiert wird.

VI) Alternativ zur Variante im Sprint Buch können Sie zu Beginn der Erstellung einer Map, den Note-n-Map Ansatz verwenden. Jake, der Autor von Sprint, erwähnte, dass er diesen Ansatz in das Buch aufnehmen würde, wenn es neu geschrieben würde.

VII) Einige ziehen es vor, die Map als erste Übung zu machen. Was sind Ihre Gedanken? Die Karte zuerst oder zuletzt? Oder dazwischen?

VIII) Unsere Vorab-Recherche hat ergeben, dass Rückverfolgung als gesellschaftlicher Mehrwert betrachtet wird, nicht unbedingt als persönlich.

QUELLEN

• The Remote Design Sprint Guide > Jake Knapp et. al.
• How To Run Amazing Remote Design Sprints! (2020) — AJ&Smart
• A beginner’s guide to rocking remote team facilitation > Medium
• Apple and Google are launching a joint COVID-19 tracing tool for iOS and Android > Techcrunch
• COVID-19 Digital Rights Tracker > Link
• Remote Design Sprint Prep — Link