Das Design Sprint Geheimnis der stillen Denkzeit scheint wirklich ein Luxus zu sein. Erfahren Sie jedoch, warum auch Amazon davon profitiert.

In vielen Firmenkulturen ist es mittlerweile üblich, dass man am laufenden Bande Meetings hat. Der Terminkalender ist die ganze Woche so durchterminiert, dass ein Meeting auf dem anderen folgt. So sitzen Sie dann von 9 bis 18 Uhr im Büro und führen mit Ihren Kollegen/innen irgendwelche Diskussionen durch, die Sie am Ende nicht viel weitergebracht haben.

Wann findet dann die eigentliche Arbeit statt?

Sie müssen entweder früher aufstehen, um vor den Meetings Ihre Arbeit zu erledigen oder Sie bleiben abends noch länger im Büro, um z.B. Ihre Emails zu beantworten oder Ihre Mitschriften von den Meetings durchzugehen. Möglicherweise machen Sie beides oder arbeiten auch am Wochenende.

Wie wäre es, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es auch anders geht? Wie wäre es, wenn Sie Ihre Zeit effektiver nutzen könnten?

Dadurch dass diese Meetings meistens sehr viel Zeit rauben, sehr unstrukturiert sind und zudem oft schlecht geführt werden, stellen Sie eher eine Ablenkung dar und helfen im Arbeitsprozess nicht (immer). Des Weiteren lässt man sich durch Emails, sozialen Netzwerken oder Nachrichtendiensten ebenfalls von der eigentlichen Arbeit ablenken.

Um diese bewussten oder auch unbewussten, permanenten Ablenkungen zu entgehen, gibt es eine einfache Lösung. Es ist der Luxus des 21. Jahrhunderts: Die stille Denkzeit!

Stille Denkzeit

Die stille Denkzeit (Quiet Thinking Time) basiert auf dem Prinzip „Together Alone“ (Gemeinsam-Allein) des Design Sprints. Dass heißt, dass man mit strukturierter Teamarbeit gemeinsam Ideen sammeln kann, ohne Diskussionen zu führen, und sich gegenseitig inspiriert und voneinander profitiert. Bei einem Design Sprint kommen nämlich Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen, wobei ein Moderator mit strukturierten Methoden den Workshop leitet.

Die Menschen bekommen durch die stille Denkzeit, in der sie wirklich nur für sich nachdenken können – ohne Ablenkungen, die Möglichkeit, sich zu sammeln und ihre Gedanken bzw. Ideen zu sortieren. Diese schreiben sie dann auf Klebezettel, die an eine Wand angebracht werden. So können sie dann alle Teilnehmenden lesen und mit Punkten über ihre Ideen abstimmen.

Meine Erfahrungen

In meinen Workshops merke ich auch immer wieder, wie erleichtert und dankbar die Menschen sind, dass sie in Ruhe nachdenken, sich dann in der Gruppe inspirieren lassen und im Anschluss wieder in sich zurückgehen können. Es ist ein Prozess des Öffnens und Schließens. Zudem zeigt es, dass man diese alleinige Zeit zum Nachdenken wunderbar in die geregelte Arbeitszeit integrieren kann und das nicht erst Zuhause nachholen muss. Sie nimmt jeweils ca. 7–10 Minuten in Anspruch.

Ich als Design Sprint Moderator achte auch immer sehr darauf, dass ich in den Workshops einen Raum schaffe, indem die Teilnehmenden wirklich das Gefühl haben, dass sie in Ruhe nachdenken können.

Manchmal fangen die Leute an, zu reden, weil sie fertig sind und ihnen nichts mehr einfällt, was sie vielleicht unsicher werden lässt. Diese Unsicherheit versuchen sie dann durch das Reden zu kaschieren. Ich unterbreche diese Menschen dann auf die wohl (hoffentlich) möglichst höflichste Weise. Ich sage Ihnen, dass sie den Raum verlassen können, wenn sie fertig sind, auch aus Respekt zu den anderen. Das ist dann auch völlig in Ordnung. Des Weiteren biete ich ihnen an, dass sie sich die bisher erarbeiteten Ergebnisse im Raum anschauen und nochmal nachdenken können, möglicherweise fällt ihnen noch was ein.

Meine Aufgabe ist es, das Gefühl aufrecht zu erhalten und die Menschen weiter zu motivieren. Das erfordert auch ein gewisses Fingerspitzengefühl des/r Moderators/in.

Amazon

Das Design Sprint Geheimnis lässt sich auch hervorragend in Meetings anwenden. Amazon bereitet z.B. für jedes Meeting ein Memo vor, das sich jeder zu Beginn in den ersten 5 Minuten durchliest, oder auch Silent Meetings genannt. Durch das Memo informieren sich die Teilhabenden, worum es in dem jetzigen Meeting geht und was alles thematisiert wird. Dies hat sich erfolgreich in dem Unternehmen etabliert.

Meeting-freier-Mittwoch

Im Buch „ReWork: Change the Way You Work Forever“ sprechen Jason Fried und David Heinemeier Hansson, Mitbegründer von 37signals (heute Basecamp), von Meeting-freien-Mittwochen.

Die Leute von Besecamp haben festgellt, dass Meetings sehr stark von der Arbeit ablenken können und es von daher vorteilhaft wäre, wenn man nicht jeden Tag ein Meeting ansetzt. Zum Beispiel kann man sich den Mittwoch freihalten und die Zeit zum stillen Nachdenken nutzen. Oder man setzt ein Meeting für 2 Stunden an und trifft sich dann einfach nicht. Somit hält man sich den Kalender frei und nutzt die Zeit, um in Ruhe für sich allein über kritische Themen nachzudenken.

Das erfordert auch ein diszipliniertes und konzentriertes Arbeiten, was auch eines der Geheimnisse des Design Sprints ist. Lassen Sie sich nicht ablenken und fokussieren Sie sich auf die relevanten Themen.

Fazit

Um Ihre Zeit effektiv nutzen zu können und Ihre Meetings strukturierend zu gestalten, sollten Sie sich an den Methoden des Design Sprints orientieren. Probieren Sie doch dazu mal den Lightning Decision Jam aus, mit dem Sie auch Ihren/e Chef/in überzeugen können.

Durch das Design Sprint Geheimnis und die Einhaltung der Prinzipien des Design Sprints können sie sehr viel schaffen und kommen relativ schnell als Gruppe zu neuen Ergebnissen.

Das Prinzip „Together Alone“ mit der alleinigen Denkzeit kann in allen Meetings eingeführt werden. Sie brauchen einfach einen erfahrenen Moderator, der dafür sorgt, dass die stille Denkzeit (mithilfe eines Time Timers) eingehalten wird und sich keiner ablenken lässt. Verweisen Sie vor dem Meeting auch explizit auf die Einhaltung der Prinzipien.

Für mich ist die stille Denkzeit eines der größten Karriere-Booster, die es gibt. Man wird viel produktiver, wenn man es schafft seine Zeit proaktiver einzuteilen.

PS: Herzlichen Dank für deine Mitarbeit, Vivien.