Damit ein Design Sprint funktioniert, ist ein gutes Zeitmanagement gefragt! Hierzu sollten Sie vor dem Durchlauf einen Design Sprint Moderator wählen, der die Übungen nicht nur leitet, sondern auch für die Einhaltung des Design Sprint Schedule achtet. Das erfordert Empathie und einen Time Timer, der “bald ungeliebte, aber sehr geschätzte Freund des Teams“.
Die folgende Darstellung zu den einzelnen Tagesabläufen dient zur groben Übersicht der jeweiligen Aufgaben und Zielsetzungen eines Sprints. Bei dieser Betrachtung beziehe ich mich auf das 4-Tage-Modell nach AJ&Smart, dem Design Sprint 2.0. In Jake Knapps Buch ist ursprünglich von fünf Tagen die Rede.
Die angegebenen Zeiten sind Richtlinien und bieten einen Überblick, so dass einzelne Pausen nicht aufgeführt werden.
Link: Konkreter Ablauf der 4 Tage als tabellarische Übersicht
Design Sprint Schedule: 4 Tage
- Tag 1, Montag: Workshop, Gruppenarbeit
- Tag 2, Dienstag: Workshop, Gruppenarbeit
- Tag 3, Mittwoch: Erstellung eines Prototypen, 2-Personen Team
- Tag 4, Donnerstag: Verprobung des Prototypen, 2-Personen Team
Tag 1: Montag
Am ersten Tag kommt es besonders auf einen guten Start in den Design Sprint an. Hierbei werden vor allem das Konzept und das Ziel noch einmal kurz vorgestellt. Neben der strikten Arbeit sollten Sie sich bewusst sein, dass dieses Projekt auch Spaß machen und die Teamarbeit fördern soll. In folgenden wird der Design Sprint Schedule des ersten Tages vorgestellt:
8.15 Uhr: Vorbereitung
Bereiten Sie alles gut vor. Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Materialien ausreichend vorhanden sind, mit denen Sie Ihre Ergebnisse visuell festhalten können und dass Sie für Ihre Arbeitskollegen Getränke zur Verfügung stellen.
Ein warmer Kaffee oder Tee am Morgen hebt die Laune und sorgt für eine wohlfühlende Atmosphäre.
9.00 Uhr: Begrüßung und Beginn
Sie beginnen den Design Sprint, in dem Sie die Teilnehmer herzlich Grüßen und sich jeder erst einmal kurz vorstellt. Anschließend stellen Sie das Projekt vor: Was ist ein Design Sprint? Was erwartet Sie und Ihr Team? Wer ist der Entscheider und welche Rolle nimmt er ein?
Sie beantworten auch erste Fragen und stellen das “Parking Lot” vor, wo Teilnehmer Fragen im Laufe des Workshops festhalten können. Es ist eine hervorragende Möglichkeit für Teilnehmer Ihre Fragen loszuwerden, um sich auf den Workshop zu konzentrieren, ohne den Flow der Gruppe zu unterbrechen. Sofern es Fragen bzgl. der Methode sind, müssen diese fortwährend beantwortet werden.
9.45 – 12.00 Uhr: Problemraum
Sie gehen nun Ihre bestehenden Probleme an, sammeln und priorisieren diese. Ihre Probleme formen Sie hierbei in Herausforderungen um, so dass Sie diese nicht als Last ansehen, sondern als Zielsetzung. Zum Bespiel nehmen wir als Problematik hier mal die schlechte Kommunikation zwischen den Kollegen. Dieses Problem würden Sie nun folgendermaßen umformulieren: Wie können wir die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessern? (WKW-Notiz)
Nach den Prinzipien des Design Sprints (Notieren-und-abstimmen-Schleife, Gemeinsam-Allein), die sich durch die ganze Übung erstrecken, vermeiden Sie dabei Diskussionen und lassen nur die Tatsachen bzw. Informationen für sich sprechen. Ich weise bei meiner Design Sprint Moderation auch immer wieder darauf hin, dass jeder leserlich schreiben soll und dass die Notizen anonym sind.
Die einzelnen Aufgaben des Design Sprint Schedule am Montag Vormittag sind:
- Experten-Interview (inkl. WKW-Notizen)
- Vision (2-Jahres-Perspektive)
- Sprint Fragen (6-Monats-Perspektive)
Lunch ist zwischen 12 Uhr und 12:45 Uhr — als tolle Unterbrechung des Fokusses von Problem- zum Lösungsraum.
12.45 – 15.00 Uhr: Lösungsraum
Nun entwickeln Sie mögliche Lösungsansätze für Ihr Problem. Es kommt auch nicht nur auf Kreativität an, sondern darauf, erste Ideen und Inspirationen zu sammeln. Denken Sie daran Ihre Ideen zu visualisieren durch Beispiel-Videos/-Bilder aus dem Internet, eigene Kritzeleien, Notizen am Whiteboard etc.
Zum Schluss sollten Sie jeweils richtige Konzepte erstellen und diese aufschreiben, so dass sie für alle anderen auch verständlich und nachvollziehbar sind. Die Vorstellung erfolgt dann erst morgen.
Die einzelnen Aufgaben am Vormittag sind:
- Lightning Demos
- 3-Part Sketching
- Notes & Ideas
- Crazy 8
- Concept
15.30 Uhr: Verabschiedung
Der erst Tag ist geschafft! Beglückwünschen Sie alle Teilnehmenden und geben Sie einen Ausblick, was in den nächsten Tagen passiert.
Tag 2: Dienstag
Heute geht es vor allem darum, Entscheidungen zu treffen. Hierfür führen Sie keine langen Diskussionen, sondern regeln alles nach dem Prinzip der Note-and-vote-Schleife.
9.00 Uhr: Begrüßung
Zum Anfang besprechen Sie noch einmal kurz, was gestern alles passiert ist und halten Ihre Zwischenergebnisse fest. Dann gehen Sie darauf an, wie der heutige Plan aussieht und welche Zielsetzung Sie haben.
9.15 – 11.00 Uhr: Entscheidungsfindung
Es werden zu Beginn die jeweiligen Konzepte aus dem vorherigen Tag vorgestellt und auf diese abgestimmt. So vermeiden Sie es, sich mit langen, unnötigen Debatten aufzuhalten. Des Weiteren ermöglichen Sie somit für alle Teilnehmenden, egal welche Stellung man hat, den gleichen Ausgangspunkt. Jeder kann sich ausdrücken und seine Meinung mitteilen.
Zum Schluss folgt dann die Überleitung zum Storyboard, wo Sie Ideen sammeln und einen groben Ablauf für den Kundentest erstellen.
Die einzelnen Aufgaben des Design Sprint Schedule am Dienstag Vormittag sind:
- Heat Map
- Solution Presentation
- Straw Vote
- Decider Vote
- User Test Flow
11.00 – 15.00 Uhr: Storyboard
Hier geht es jetzt darum, einen genauen Ablauf für den Kundentest zu erstellen und alle Einzelheiten diesbezüglich zu klären. Wie wollen Sie bei dem Kundentest vorgehen? Welche Zielgruppe sollten die Tester sein? Welche Aspekte sind Ihnen besonders wichtig bei der Befragung der Kunden?
Sorgen Sie dafür, dass alle dem Ablauf folgen können und diesem zustimmen. Gehen Sie die einzelnen Schritte durch und markieren Sie die Schritte mit hoher Priorität.
Parallel: Rekrutierung der Tester
Idealerweise erledigen Sie die Beschaffung geeigneter Tester bereits vor dem Sprint. Manchmal ist es jedoch nicht möglich, zu wissen, wer genau die Zielgruppe sein wird. Aus diesem Grund kann (oder vielmehr muss) dieser Schritt parallel zum Storyboard erfolgen.
Für die Rekrutierung erstellen Sie einen Fragebogen und eine Anzeige, die Sie auf ausgewählten Plattformen teilen.
15.00 – 15.30 Uhr: Abschluss
Halten Sie Ihr Ergebnis fest und stellen Sie sicher, dass es keine Richtungsänderungen gibt. Lassen Sie Ihre bisherigen Arbeitsschritte Revue passieren und geben Sie ein Feedback.
Zum Schluss liefern Sie noch einen Ausblick für die folgenden Tage und verabschieden Sie sich.
Ein schöner Abschluss bietet eine strukturierte Feedback-Runde, indem Sie die Teilnehmer bieten, auf drei Post-Its einige Gedanken zu teilen. Die drei Kategorien sind: I like | I wish | A success was
Tag 3: Mittwoch
An diesem Tag geht es darum, Ihr gemeinsam erarbeitetes Konzept in die Tat umzusetzen. Hierbei ist besonders die Mitarbeit der Designer gefragt, die heute den Prototypen erstellen werden.
Des Weiteren beschaffen Sie sich Ihre Tester, die bereits am darauffolgenden Tag Ihren Prototypen testen und Ihnen ein Feedback geben sollen. So sieht der Design Sprint Schedule am Mittwoch aus:
9.00 Uhr: Vorbereitung
Am Morgen rekapitulieren Sie in einem kurzen Team-Meeting das Storyboard und markieren wichtige Arbeitsbereiche. Weisen Sie den Teilnehmenden ihre Aufgaben zu und sorgen Sie dafür, dass es im Laufe des Tages keine größeren Ablenkungen gibt.
9.15 – 18.00 Uhr: Prototyping
Sie haben nur einen Tag Zeit ein Prototyp zu bauen.
Der Prototyp muss dabei nicht immer was Handgreifliches sein, sondern kann auch in Form einer PowerPoint-Präsentation dem Kunden vorgestellt werden. Ihr Fokus bei der Bearbeitung sollte vor allem auf den grundlegenden, wichtigen Sachen liegen. Machen Sie sich klar, was Sie dem Kunden präsentieren wollen und welche Funktion Ihr Prototyp einnimmt. Dabei sind z.B. visuelle Details oder der Name eher zweitrangig.
In mehreren Durchläufen bauen, verfeinern und stellen Sie Ihren Prototypen fertig. In diesem Prozess können dann noch mögliche Probleme und Unklarheiten aufgeklärt werden.
10.00 – 18.00 Uhr: Vorbereitung und Rekrutierung der Tester
Parallel zur Erstellung des Prototyps müssen Sie natürlich auch dafür sorgen, dass Sie geeignete Tester für den nächsten Tag finden. Hierzu wählen Sie Ihre benötigten Bewerber aus und treten mit ihnen in Kontakt.
Sie müssen sich die Uhrzeiten zu den Terminen bestätigen lassen und können dann weitere Informationen und Instruktionen zu dem Ablauf mitteilen.
Bei Orts-unabhängigen Tests müssen Sie einen Live-Stream einrichten und dafür sorgen, dass technisch alles funktioniert, so dass der Tester ohne Probleme teilnehmen kann und sogar Ihr Kunde/interne Stakeholder reinschauen kann (aber nicht mitwirken!)
Tag 4: Donnerstag
Am letzten Tag testen Sie Ihren Prototypen! Auch hier ist eine Einhaltung des Design Sprint Schedule wichtig!
Der Test des Prototyps ist der wichtigste Schritt des Design Sprints. Erst durch das Feedback des Kunden erhalten Sie die notwendigen Daten, um zu entscheiden, ob sich ein Investment in das Konzept lohnt.
9.00 Uhr: Vorbereitung
Am Morgen bereiten Sie alles gut vor, um einen reibungslosen Ablauf des Tests zu garantieren. Weisen Sie den Teammitgliedern Ihre Aufgaben zu und gehen Sie noch einmal das Konzept des Prototyps durch. Halten Sie auch Snacks und Getränke für die Tester bereit.
9.30 Uhr: Beginn der Kundentests
Sie beschäftigen sich nun den ganzen Tag mit den Kundentests, wobei Sie im Laufe der Zeit evtl. bereits offensichtliche Fehler oder Missverständnisse durch kleinere Verbesserungen des Prototypens beseitigen können. Verändern Sie jedoch nicht Ihr Konzept! Es geht wirklich nur um Kleinigkeiten.
16.00 Uhr: Report
Idealerweise sind Sie am Nachmittag mit den Testdurchläufen fertig. Nun können Sie Ihre Arbeit reflektieren und die gesammelten Daten auswerten.
Welche Trends konnten Sie feststellen? Was lief gut? Woran müssen Sie noch arbeiten? Was hat dem Kunden gefallen oder womit war er unzufrieden?
Sie haben greifbare Resultate, mit denen Sie nun eine Entscheidung treffen und Ihre weiteren Schritte planen können. Egal, wie der Test verlaufen ist, Sie haben auf jeden Fall einen Fortschritt in Ihrer Arbeit geleistet!
Nehmen Sie Ihre gesammelten Erfahrungen mit und lassen Sie diese bei Ihrem nächsten Sprint mit einfließen.
Design Sprint Schedule: Fazit|tl;tr
Wenn Sie einen Detail-Ablauf eines Design Sprint Schedule benötigen, können Sie sich den konkreten Ablauf tabellarisch nochmal hier anschauen.
Für einen reibungslosen Ablauf sollten Sie sich möglichst an den Design Sprint Schedule halten, aber auch nicht in Stress verfallen, wenn eine Aufgabe mal länger dauert.
Hierzu gibt es eine hilfreiche Faustregel: Eher etwas kürzer als zu lang.
So können Sie die Dynamik in der Übung und die Laune im Team aufrechterhalten. Bei Bedarf können Sie den Teilnehmenden immer noch etwas mehr Zeit geben.
Sie sollten auch genau den einzelnen Arbeitsschritten der vorgegebenen Übung folgen und nicht davon abweichen, indem Sie etwas anderes ausprobieren möchten. Als erfahrener Design Sprint Moderator kann ich Ihnen sagen, dass die Design Sprint Methode extra so konzipiert und strukturiert worden ist, dass jeder einzelne Schritt benötigt wird, um den gewünschten Erfolg erzielen kann: einen am Kunden getesteten Prototypen.
Wenn Sie vorher noch nie einen Design Sprint gemacht haben und Ihren Chef davon überzeugen wollen, dies einmal auszuprobieren, können Sie Ihn mit plausiblen Argumenten oder sogar einer kleinen Übung im Rahmen eines Meetings für diese Idee begeistern.
Link: Design Sprint Schedule der 4 Tage als tabellarische Übersicht
